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Déclaration de poste vacant

Définition / description

La déclaration de poste vacant est une obligation légale préalable à tout recrutement au Luxembourg. Elle permet à l’ADEM (Agence pour le développement de l’emploi) d’assurer un contrôle du marché du travail et de favoriser l’emploi des résidents et demandeurs d’emploi inscrits.

Tout employeur doit déclarer un poste avant toute diffusion publique ou embauche, sous peine de blocage ou refus d’autorisation de travail.

Conditions d’exercice

Employeurs concernés

  • Toute entreprise ou personne physique employant au Luxembourg ;
  • Recrutements en CDI, CDD, à temps plein ou partiel ;
  • Y compris l’embauche de :
  • ressortissants de pays tiers,
  • salariés handicapés,
  • personnes en reclassement interne ou externe.

Obligation préalable

  • La déclaration doit être effectuée au moins 3 jours ouvrables avant la publication d’une offre d’emploi ;
  • Elle est obligatoire avant toute procédure de recrutement ou demande d’autorisation de travail.

Modalités pratiques

  • La déclaration s’effectue via :
  • le portail de l’ADEM (espace employeur),
  • ou via guichet.lu.
  • L’offre est publiée automatiquement sur le JobBoard de l’ADEM ;
  • L’offre reste visible pendant 2 mois, sauf retrait anticipé.

Pour les ressortissants de pays tiers

  • L’ADEM évalue la disponibilité de profils nationaux ou européens ;
  • Un certificat de poste est requis pour la demande d’autorisation de travail ;
  • Ce certificat dépend notamment de la situation du marché de l’emploi dans la branche concernée (pénurie ou non).

Pour les salariés handicapés ou reclassés

  • Les entreprises de plus de 25 salariés sont soumises à un quota légal d’embauche ;
  • Des aides financières ou techniques peuvent être accordées pour adapter le poste ;
  • La déclaration de poste tient lieu de démarche préalable à l’évaluation par les services spécialisés de l’ADEM.

Traitement par l’ADEM

  • L’ADEM diffuse anonymement l’offre sur ses plateformes (bornes, site web, EURES) ;
  • Elle propose des candidats à l’employeur ;
  • L’employeur a l’obligation de répondre à toutes les propositions, qu’il sélectionne ou non le candidat.

Attention

Le non-respect de la procédure peut entraîner : - le blocage des futures déclarations ; - le refus d’autorisation de travail pour un ressortissant de pays tiers.

Pratiques et recommandations

  • Rédiger une offre claire, non discriminatoire et complète ;
  • Anticiper les délais de traitement administratif, notamment pour les profils non européens ;
  • Conserver une preuve de déclaration, de publication et des réponses aux candidats proposés par l’ADEM ;
  • Utiliser un outil RH (tel que myHR.lu) pour centraliser les documents liés à l’embauche.

Cadre juridique

  • Code du travail, livre V, titre VI, chapitre II ;
  • Loi modifiée du 18 janvier 2012 portant création de l’ADEM ;
  • Loi modifiée du 12 février 1999 relative aux mesures en faveur de l’emploi ;
  • Règlement grand-ducal du 20 mai 2015 fixant les modalités de déclaration de poste.

Note

La déclaration de poste vacant est un acte obligatoire, mais aussi stratégique. Elle garantit la conformité de l’embauche et permet à l’employeur d’accéder à un vivier qualifié tout en sécurisant les démarches administratives, notamment en cas de contrôle ou de recrutement international.