Embauche de salarié

Définition / description

L’embauche d’un salarié au Luxembourg implique le respect d’un ensemble d’obligations légales et administratives encadrées par le Code du travail, la sécurité sociale et la fiscalité.

Ce processus vise à assurer que le contrat de travail est valablement formalisé, que les déclarations sociales sont correctement effectuées et que l’intégration du salarié respecte les droits fondamentaux prévus par la législation luxembourgeoise.

Conditions d’exercice

L’employeur doit :

Disposer d’un numéro d’employeur valide attribué par le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
Respecter les règles liées au droit au séjour et au travail (en cas de ressortissant étranger) ;
Appliquer les dispositions de la convention collective sectorielle, le cas échéant.

Modalités pratiques

Déclarations préalables

À effectuer au plus tard le jour de l’entrée en service :

✅ Déclaration à l’Inspection du travail et des mines (ITM) ;
✅ Affiliation à la sécurité sociale (CCSS) ;
✅ Affiliation à l’Association d’assurance accident (AAA) ;
✅ Notification éventuelle au Service de santé au travail (SST) compétent.

Rédaction du contrat

Rédiger un contrat de travail écrit, comprenant au minimum :
L'identité des parties ;
Le lieu et la date d’embauche ;
La fonction exercée et la qualification ;
La durée du travail (temps plein ou partiel) ;
La rémunération ;
La période d’essai (le cas échéant).
À défaut de contrat écrit : transmettre par écrit les informations contractuelles essentielles dans le mois suivant l’embauche (directive UE 2019/1152 transposée).

Obligations d’intégration

Enregistrement dans le registre du personnel ;
Remise du règlement intérieur, le cas échéant ;
Information sur la délégation du personnel ;
Formation sécurité obligatoire selon le poste de travail ;
Vérification du titre de séjour et de travail pour les étrangers.

Pratiques et recommandations

Prévoir une check-list d’embauche avec documents à rassembler :
Pièce d’identité ;
Permis de séjour/travail si nécessaire ;
Relevé d'identité bancaire ;
Certificat médical d’aptitude (si requis par le poste ou le SST).
Vérifier l’applicabilité d’une convention collective (souvent obligatoire dans certains secteurs).
Informer le salarié de ses droits dès l’embauche :
Formation continue ;
Congés légaux et conventionnels ;
Droit à la déconnexion ;
Charte de télétravail ou politique interne si applicable.
Conserver une preuve de remise du contrat et du règlement intérieur.

Cadre juridique

Code du travail luxembourgeois :
Art. L.121-4 à L.121-6 : contrat de travail et conditions d’engagement ;
Art. L.623-1 et suivants : déclaration à la sécurité sociale.
Loi modifiée du 12 septembre 2003 : emploi des ressortissants étrangers.
Loi du 4 décembre 1967 : retenue à la source de l’impôt sur le revenu.
Directive (UE) 2019/1152 : obligation d’information sur les conditions de travail.

Note

Toute embauche irrégulière (absence de déclaration ITM ou CCSS, défaut de contrat) expose l’employeur à des sanctions civiles et pénales. Un processus d’embauche rigoureux sécurise la relation contractuelle et protège l’entreprise contre d’éventuels litiges.