Skip to content

Droit de consultation du dossier personnel

Définition / description

Tout salarié a le droit d’accéder aux informations le concernant figurant dans son dossier personnel détenu par son employeur.
Ce droit est fondé sur les principes de transparence, de loyauté et de proportionnalité prévus par le RGPD (règlement UE 2016/679) ainsi que sur les règles de protection des données prévues par le Code du travail luxembourgeois.

Conditions d’exercice

Documents concernés

Le salarié peut consulter les documents suivants, entre autres :

  • contrat de travail et avenants ;
  • évaluations et comptes rendus d’entretien ;
  • correspondances RH ;
  • décisions disciplinaires ou avertissements ;
  • documents liés à la rémunération, la carrière, l’absentéisme ou la formation.

Données exclues

  • Notes personnelles internes sans effet juridique ;
  • Données anonymisées ou agrégées non directement rattachables au salarié ;
  • Informations protégées par un droit supérieur (ex. : secret des affaires légitimes).

Modalités pratiques

  • La demande peut être faite oralement ou par écrit, sans formalité particulière.
  • L’employeur doit répondre dans un délai raisonnable, en général dans un mois.
  • Une copie gratuite peut être remise lors de la première demande.
  • L’accès doit s’effectuer dans des conditions respectueuses de la confidentialité.

Accès numérique

L’accès peut être facilité via un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).
Par exemple, la plateforme myHR.lu permet à chaque salarié de consulter en ligne ses données personnelles, contrats, bulletins de paie et justificatifs.

Pratiques et recommandations

  • Conserver le dossier personnel de manière sécurisée, avec accès restreint ;
  • Ne collecter que les informations pertinentes à la gestion du contrat ;
  • Supprimer les documents périmés ou non conformes à la finalité du traitement ;
  • Prévoir un processus clair de consultation dans le règlement interne ou une note de service ;
  • Former les RH sur les droits d’accès et d’effacement.

Cadre juridique

  • Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD)
  • Code du travail luxembourgeois, art. L.261-1 et suivants
  • CNPD – Lignes directrices sur les fichiers du personnel

Note

Toute entrave à l’accès du salarié à son dossier personnel peut être considérée comme une violation du RGPD et exposer l’employeur à des sanctions administratives ou judiciaires. L’usage d’un outil numérique sécurisé, tel que myHR.lu, est recommandé pour garantir une traçabilité et une transparence conformes.