Régularisation d’une fiche de salaire
Définition / description
La régularisation d’une fiche de salaire consiste à corriger ou ajuster un bulletin de paie en cas d’erreur, d’oubli ou de modification rétroactive. Elle est possible à l’initiative de l’employeur ou sur demande du salarié, dans le respect du cadre légal.
Conditions d’exercice
- Erreurs pouvant justifier une régularisation :
- Omission d'une prime ou indemnité ;
- Heures supplémentaires ou congés mal comptabilisés ;
- Mauvais taux d’imposition ou de cotisation ;
- Trop-perçu ou versement en double.
Modalités pratiques
- Émission d’un bulletin rectificatif ;
- Indication claire du mois concerné par la régularisation ;
- Accord du salarié requis en cas de récupération sur salaire ;
- Traçabilité écrite de la correction recommandée.
Délais
- Pas de délai légal strict, mais correction sans retard injustifié ;
- Droit de réclamation par le salarié jusqu’à 3 ans en arrière (prescription – art. L.221-1 CT).
Pratiques et recommandations
- Prévoir une procédure interne claire de régularisation ;
- Informer le salarié par écrit avant toute correction ;
- En cas de trop-perçu important, négocier un échéancier de remboursement ;
- Respecter la confidentialité des données salariales (RGPD).
Cadre juridique
- Code du travail luxembourgeois :
- Art. L.221-1 : prescription des créances salariales
- Art. L.125-1 : bulletin de paie
- Code civil : paiement indu
- Règlement RGPD : sécurité et confidentialité des fiches de paie
Note
Toute régularisation doit préserver les droits du salarié et ne pas être imposée sans transparence. Une gestion rigoureuse des rectifications salariales réduit les risques contentieux.