Archivage des documents RH
L’employeur est juridiquement tenu de conserver certains documents liés à la gestion des ressources humaines pour des durées minimales déterminées par la législation luxembourgeoise. Ces obligations visent à garantir la traçabilité, la conformité et la capacité de réponse en cas de contrôle ou de litige.
Durées légales minimales de conservation
| Type de document | Durée minimale de conservation |
|---|---|
| Contrat de travail et avenants | 10 ans à compter du départ du salarié |
| Bulletins de paie | 10 ans |
| Registres du personnel | 10 ans |
| Déclarations sociales et fiscales | 10 ans |
| Certificats médicaux et arrêts maladie | 5 ans |
Modalités d’archivage
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L’archivage peut être effectué sous format papier ou électronique, à condition que soient garanties :
- l’accessibilité des documents en cas de besoin,
- leur lisibilité, y compris après migration de système,
- leur intégrité, assurant qu’aucune modification n’est intervenue sans traçabilité.
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L’employeur doit mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données archivées, conformément au RGPD.
Risques en cas de non-conformité
- Sanctions administratives ou fiscales (amendes en cas de manquement à une obligation de conservation).
- Affaiblissement de la position juridique de l’employeur en cas de litige prud’homal ou d’enquête sociale.
- Responsabilité pénale ou civile en cas de perte ou de traitement irrégulier de données personnelles.
Références légales
- Code du travail luxembourgeois
- Code des assurances sociales
- Règlement grand-ducal du 14 décembre 2011 relatif à la conservation des documents comptables
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
Note
La durée légale de conservation des contrats de travail et des registres du personnel au Luxembourg est de 10 ans à compter du départ du salarié, et non 5 ans comme souvent mentionné.
Un système RH fiable (type SIRH) permet d’automatiser l’archivage des documents et de respecter les obligations légales. Des solutions comme myHR.lu offrent des fonctions d’archivage sécurisé avec traçabilité et contrôle d’accès pour chaque salarié.