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Documentation RH interne obligatoire

La documentation RH interne regroupe l’ensemble des documents que l’employeur doit rédiger, formaliser ou mettre à disposition dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Elle vise à encadrer les relations de travail, assurer la traçabilité des décisions et se conformer aux exigences légales en cas de contrôle ou de litige.

Documents à formaliser ou conserver

  • Contrats de travail et avenants signés par les deux parties ;
  • Fiches de poste et descriptions de fonctions actualisées ;
  • Registre du personnel à jour (identité, date d’entrée, contrat, rémunération) ;
  • Registre des absences (congés, maladies, absences autorisées ou injustifiées) ;
  • Entretiens annuels et professionnels (compte rendus signés) ;
  • Sanctions disciplinaires et courriers afférents ;
  • Certificats médicaux et documentation relative à l’aptitude au travail ;
  • Formulaires d’intégration, de formation ou d’évaluation.

Supports et conservation

  • Tous les documents peuvent être conservés sous forme papier ou numérique, à condition de garantir :
    • l’intégrité,
    • la traçabilité,
    • la confidentialité,
    • la conservation sur la durée légale minimale (généralement 5 à 10 ans).

Pratiques et recommandations

  • Utiliser un SIRH (Système d’Information RH) pour centraliser, sécuriser et tracer tous les documents RH (ex. : myHR.lu) ;
  • Mettre en place une procédure interne d’archivage et de gestion documentaire RH ;
  • Veiller à ce que chaque document important porte une date, une signature et un accusé de réception si nécessaire ;
  • Informer les salariés sur l’existence de cette documentation et leur droit d’accès (conformément au RGPD).

Cadre juridique

  • Code du travail luxembourgeois : formalisation des contrats et documents de gestion ;
  • Code civil : preuve en cas de litige ;
  • Règlement (UE) 2016/679 - RGPD : conservation, sécurité et droits d’accès aux données ;
  • Recommandations de la CNPD sur les documents RH.

Note

Une documentation RH bien tenue est un gage de conformité, de transparence et de sécurité pour l’employeur comme pour les salariés. Elle limite les risques en cas de contrôle ou de procédure judiciaire.