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Tenue obligatoire des registres du personnel

Tout employeur établi au Luxembourg a l’obligation légale de tenir à jour une série de registres relatifs à la gestion du personnel. Ces registres permettent de documenter la situation contractuelle, administrative et salariale des salariés, et doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle par l’Inspection du travail et des mines (ITM), l’Administration des contributions ou les caisses de sécurité sociale.

Registres obligatoires

  • Registre d’entrée et de sortie du personnel (date d’embauche, de départ, motif de sortie)
  • Registre des contrats à durée déterminée (CDD) avec dates de début et de fin
  • Registre des apprentis
  • Liste nominative du personnel indiquant :
  • nom et prénom,
  • date d’entrée,
  • type de contrat (CDI, CDD, apprentissage),
  • poste occupé,
  • temps de travail (temps plein ou partiel),
  • rémunération mensuelle ou horaire.
  • Registre des heures prestées : obligatoire dans certains secteurs ou cas particuliers (temps partiel, travail atypique, conventions collectives)

Modalités de tenue

  • Les registres peuvent être conservés sous format électronique ou papier, à condition de garantir :
  • leur intégrité (absence de falsification),
  • leur accessibilité immédiate en cas de contrôle,
  • leur lisibilité.
  • Ils doivent être tenus à disposition de l’ITM, du CCSS, de l’ACD ou d’autres autorités compétentes pendant une durée minimale de 5 ans.

Pratiques recommandées

  • Centraliser les registres au sein d’un logiciel RH sécurisé (SIRH) permettant la traçabilité et l’export rapide en cas de contrôle.
  • Vérifier régulièrement la mise à jour des données : entrées, sorties, renouvellements de contrat.
  • Prévoir une procédure interne pour l’archivage et la mise à jour des registres.
  • Informer les salariés, le cas échéant, de leur inscription dans les registres (conformément au RGPD).

Références légales

  • Code du travail luxembourgeois – Livre I, Titre II
  • Articles L.121-6 et suivants relatifs aux obligations générales de l’employeur
  • Règlement grand-ducal sur les obligations d’affichage et de tenue de documents

Liens utiles

Note

Le non-respect des obligations de tenue des registres peut entraîner des amendes administratives en cas de contrôle de l’ITM. Ces registres jouent également un rôle crucial en cas de litige avec un salarié ou d’audit social.