Déclaration d'entrée du salarié à la sécurité sociale

La déclaration d'entrée à la sécurité sociale est une formalité obligatoire que doit accomplir tout employeur luxembourgeois lorsqu’il embauche un salarié. Cette démarche permet l’affiliation du salarié aux différents régimes de sécurité sociale (assurance maladie, pension, accident, etc.) et conditionne la régularité de l’emploi. Elle garantit également la couverture sociale du salarié dès son entrée en fonction.

Détails

Personnes concernées

Tout salarié nouvellement recruté par un employeur établi au Luxembourg ;
Tout salarié réintégrant son poste après un congé parental à plein temps ou un congé sans solde pour formation ;
Les élèves et étudiants âgés de 15 à 27 ans embauchés durant les vacances scolaires ;
Les stagiaires, sous réserve du respect des conditions légales ;
Les dirigeants de sociétés (associés, administrateurs, gérants) détenant plus de 25 % des parts sociales.

Procédure

L'employeur doit effectuer la déclaration d’entrée auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) :
- soit via SECUline (plateforme électronique sécurisée) ;
- soit au moyen du formulaire papier officiel, à envoyer par courrier.
L'immatriculation doit intervenir au plus tard dans les 8 jours suivant l’entrée en service du salarié.
En cas d’erreur ou de changement de situation, une déclaration rectificative peut être introduite.

Sanctions

En cas de déclaration tardive, le CCSS peut infliger une amende administrative de 50 € par mois de retard, plafonnée à 2.500 €.
Le non-respect des obligations peut également entraîner des complications pour le salarié (absence de couverture sociale, refus de remboursement, etc.).

Pratiques et recommandations

Vérifier l’exactitude des informations transmises (n° matricule, dates, données contractuelles).
Anticiper l’envoi de la déclaration dès signature du contrat pour éviter tout retard.
Informer le salarié de son affiliation et lui transmettre une copie de sa déclaration.
Conserver une copie de l’accusé de réception dans le dossier du personnel.

Cadre juridique

Code de la sécurité sociale luxembourgeois : articles relatifs à l’affiliation des salariés ;
Règlement grand-ducal du 12 mai 1975 sur l’organisation et le fonctionnement du CCSS ;
Règlement d’exécution SECUline.

Liens utiles

Note

La déclaration d'entrée à la sécurité sociale est une condition préalable à toute relation de travail régulière. Elle permet au salarié de bénéficier immédiatement de ses droits sociaux. L’employeur est responsable de son exactitude et de son envoi dans les délais impartis. Le non-respect de cette obligation engage sa responsabilité financière et administrative.